Depuis la rentrée de Janvier 2022, les équipes de l’Osmothèque, le Conservatoire International des Parfums, bénéficient d’un nouvel outil informatique pour la gestion de la collection unique des parfums qu’elle préserve.
Fruit d’un travail de longue haleine entamé il y a presque 1 an maintenant, et rendu possible grâce au mécénat du Fond de dotation Per Fumum, les équipes de l’Osmothèque ont pu développer avec la société SKIN SOFT un outil sur mesure pour gérer les collections si particulières du Conservatoire : les 5000 parfums, des milliers de matières premières et bases rares ou disparues, et des centaines d’objets et documents rattachés à la collection du Conservatoire sont désormais abrités ou en cours de l’être au sein de la nouvelle base de données.
En effet, si sur un certain nombre de points, cette collection est comparable à toute autre collection de type muséale, les parfums conservés à l’Osmothèque ont des caractéristiques particulières dont il fallait pouvoir tenir compte dans cette base de données : existence de plusieurs références présentes en cave pour un même parfum, localisation quantité évolutive en stock, suivi et évolution qualitative de ces stocks, parfums en cours de repeser, en interne ou à l’extérieur…
Il fallait, par ailleurs, pouvoir agréer à cette base des données annexes qui jusqu’à aujourd’hui n’étaient pas présentes dans la base de la cave : médias, bibliographies, notes et témoignages, flacons…
Ce changement d’échelle opéré avec la mutation de l’ancienne base de données dans cette nouvelle interface illustre la mutation qu’est en train de réaliser l’Osmothèque : passer d’une gestion relativement basique de sa base de données, réservée aux seules équipes internes, à une dimension plus ambitieuse et tournée vers des usages extérieurs.
Elle illustre la volonté du Conservatoire de valoriser davantage sa collection, et de se positionner au niveau des institutions culturelles de référence, et de gérer cette collection avec des méthodes et des processus similaires à celles des œuvres conservées dans les musées. Plus ergonomique, plus complète, et plus sûre, cette nouvelle base ancre la collection de l’Osmothèque au cœur des développements futurs du Conservatoire.
Une trentaine de champs sont associés à chaque parfum référencé dans la collection auxquels s’ajoutent des visuels ; ce qui pourra servir les besoins de conférences ou d’expositions.
Dans un premier temps réservé à l’usage des osmothécaires, ce nouvel outil sera dans un second temps accessible pour des consultations de chercheurs, à commencer par ceux du Comité scientifique de l’Osmothèque, puis à l’ensemble de la communauté de chercheurs souhaitant accéder aux informations et archives de l’Osmothèque.
Malgré cette formidable avancée, les équipes de l’Osmothèque sont conscientes qu’il reste un travail colossal à effectuer car il faut maintenant documenter toute cette base et y injecter 30 ans d’archives rassemblées à l’Osmothèque !
« Avec ce nouvel outil, la gestion de la collection de parfums de l’Osmothèque va gagner sur plusieurs aspects : plus ergonomique, plus exhaustif, plus sûr, et permettant grâce à des champs descriptifs assainis et normalisés de faire communiquer les différents segments de la collection de l’Osmothèque entre eux (ouvrages /archives internes / flacons / publicités …). La base de données sera également plus sûre, dans ses accès et par ses modalités de sauvegarde ».
Anne-Cécile Pouant, Directrice déléguée, Conservatoire International des parfums.
« Ce changement de référentiel à l’Osmothèque est également le signe d’un accomplissement : la collection démarrée il y a 30 ans avec un premier parfum, puis une dizaine, et presque 5000 à ce jour, illustre le formidable développement de l’Osmothèque qui a été le précurseur de la préservation de ce patrimoine évanescent et fragile qu’est le parfum ».
Thomas Fontaine, Président de l’Osmothèque, Conservatoire International des Parfums
